En 2019, 4 Monster Startup Golf Cup seront organisées en France, dans 4 Capitales French Tech : Nantes, Lille, Lyon et Bordeaux. La gestion des inscriptions est un enjeu fort pour de multiples raisons. La première est que c’est le début de “l'expérience client” d’un futur participant. La deuxième est qu’une bonne gestion des inscriptions facilite l’accueil lors de l’événement. Dans le cas de Startup Golf Cup, l’idée est de proposer une expérience “à la carte” aux participants qui peuvent, en fonction de leurs objectifs, venir à un ou plusieurs temps de l’événement (exemple avec le programme de Nantes). Côté organisateur, le dernier enjeu est de proposer une solution de paiement fiable et d’optimiser le temps passé sur la gestion des paiements et des règlements.
Depuis la première édition en 2017, notre choix pour la gestion des inscriptions s’est donc naturellement tourné vers une plateforme d’inscriptions en ligne qui soit flexible avec l’intégration d’un interface de paiement. Après un rapide benchmark, Weezevent s’est vite imposé. En plus des réponses aux contraintes évoquées plus haut, Weezevent a l’avantage de proposer un “mini-site” d’inscriptions vers lequel nous pouvons rediriger nos futurs participants et les invités de nos partenaires. La possibilité d’intégrer le module d’inscriptions directement sur notre site est également très pratique et favorise la fluidité du process d’inscriptions. Par ailleurs, la gestion du paiement lors des inscriptions permets de financer une partie des événements sans attendre la fin de l’événement et de faciliter la gestion comptable a posteriori. C'est pour cela que plus vous vous inscrivez tôt, plus cela nous facilite la vie (merci pour nous 🙂).
Enfin, Weezevent dispose d’un centre d’aide en ligne et d’un support téléphonique en français, ce qui est assez pratique.
Grâce aux différents “tarifs” proposés, les participants peuvent donc sélectionner les différents événements auxquels ils souhaitent s’inscrire :
- La matinée de contenus qui est gratuite et ouverte à tous
- Le CIC pitch Challenge pour celles et ceux qui souhaitent présenter leur projet devant les participants et le jury
- Le déjeuner ou le dîner
- Les initiations ou la compétition par équipe de golf dont le tarif comprend le déjeuner et le dîner
L’avantage est que des formulaires différents peuvent être utilisés pour chaque proposition en fonction des éléments nécessaires pour la bonne organisation de l’événement. Par exemple : les numéros de licence ou la taille de polos pour les participants à la compétition, les informations liées au projet pour les participants au concours de pitch.
L’accueil lors des événements est facilité grâce aux applications mobiles Weezevent que peuvent utiliser nos bénévoles de l’école de marketing sportif AMOS.
Une nouveauté fait son apparition en 2019, l’organisation d’un Forum de l’emploi pendant nos événements, en partenariat avec Monster. Pour cet “événement dans l’événement” nous avons fait le choix d’un simple formulaire Typform avec une logique d’avoir un formulaire centralisé pour nos 4 événements. Ce choix a été fait car le Forum Monster de l’emploi est gratuit (donc pas de gestion des paiements à prévoir) et qu’il s’adresse à une cible (les étudiants, jeunes diplômés et demandeurs d’emploi) qui est la même dans chaque ville et différente des acteurs qui participent aux autres temps de la journée.